Combinación de correspondencia

PASO 1: ELEGIR UN TIPO DE DOCUMENTO Y UN DOCUMENTO PRINCIPAL

Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros

Paso 3: agregar campos al documento principal

Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla

Una vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el uso de la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes de correo electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del cuadro Vea también.

Las posibilidades de la combinación de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

• Un conjunto de etiquetas o sobres     El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.     El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
• Un conjunto de cupones numerados     Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.

Comenzar el proceso de combinación de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

1. Inicie Word.

Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.

1. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.